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Cómo delegar tareas en un asistente virtual: 5 claves para triunfar

Aprender a delegar es el secreto de los emprendedores de éxito. Pero tú eso ya lo tienes claro ¿cierto? Sabes que delegar es la respuesta al agobio en el que te has zambullido en los últimos tiempos. Tu negocio está imparable, crece sin cesar, con nuevos clientes a los que atender y una pila de tareas pendientes por hacer.

Pero conoces los riesgos de toda esta situación. Te estás quedando sin tiempo y estás frenando el crecimiento de tu negocio. Ha llegado la hora de delegar, pero no tienes claro cómo hacerlo. Para esto estamos nosotros…

Vas a descubrir cómo delegar tareas en un asistente virtual sin morir en el intento. Te vamos a dar 5 claves para que tu primera experiencia delegando tareas sea realmente productiva y acabes preguntándote… ¿Por qué no habré empezado a delegar antes?

Cómo delegar tareas en un asistente virtual con éxito

Ganar en productividad, ser más eficiente o mejorar la rentabilidad de tu proyecto son algunos de los beneficios que supone comenzar a delegar tareas en tu negocio online. Ahora bien, ¿cómo delegar funciones con éxito? ¡Vamos con 5 consejos que te ayudarán con ello!

#1 Pierde el miedo a delegar

Sabes que quieres delegar, pero en la trastienda de tu cabecita todavía tienes a tu Pepito Grillo particular martillando. ¿Estaré haciendo lo correcto? ¿Seguro que habrá alguien capaz de hacer mi trabajo tan bien como lo hago yo? ¿Será demasiado lioso el proceso de delegar en un asistente virtual?

Pues bien, lo primero que debes hacer es liberarte de todos esos temores absurdos que te hacen pensar que delegar quizá no sea lo ideal. Debes ser capaz de ceder parte del control a tu asistente virtual. Para lograrlo, es vital que confíes en esa persona y, por supuesto, que elijas a un verdadero profesional.

Es inevitable que vayas con cierto resquemor al principio. Sin embargo, a medida que delegues tareas, observes que se ejecutan con eficacia y, además, sientas cómo el tiempo para dedicar a otras labores fundamentales —en las que sí o sí debes estar— se multiplica, te aseguramos que tus miedos se esfumarán.

#2 Ten claras las tareas que necesitas delegar

Las tareas que tienes que delegar son aquellas que te generan poco valor —aunque disfrutes haciéndolas—, las que no quieres hacer y las que no puedes hacer porque careces de las destrezas o conocimientos necesarios para ello.

Por contra, tú debes centrarte en las tareas de alto valor, esas en las que de verdad eres un crack y que te encanta hacer. En definitiva, dedícate a desarrollar tu zona de genialidad, es decir, esas habilidades que dominas, que mejor se te dan y que, además, te apasiona llevar a cabo.

Lo mejor para salir de dudas es que hagas una lista con todas y cada una de las tareas que tú desempeñas a diario y que están ligadas a tu negocio. No pases por alto ninguna. En ese recopilatorio deben figurar desde las funciones de facturación hasta la gestión de redes sociales, el seguimiento de un cliente, el envío de una newsletter o el mantenimiento web.

Anota junto a cada tarea el tiempo que inviertes en su desempeño. Una vez que hayas concluido saca de esa lista todas aquellas tareas que es absolutamente indispensable que realices tú y delega el resto. Así es como tu productividad se disparará gracias al asistente virtual.

Algunas de las tareas que puede hacer por ti un asistente virtual son la gestión de tu agenda, el envío de presupuestos, las operaciones de facturación, la instalación de un plugin o la creación de una presentación para tu próxima reunión. ¿Te imaginas todo el tiempo ganado que va a suponer delegar estas actividades?

#3 Documenta cómo quieres que se lleve a cabo la tarea

La comunicación es la llave para conseguir el mejor resultado en el proceso de delegar. Para lograrla, debes poner a disposición del asistente virtual toda la información que consideres necesaria para ejecutar la tarea con éxito.

¿Cómo se hace esto? Documentando tus procesos de trabajo con anterioridad. Selecciona todas aquellas tareas que quedaron en tu lista y que vas a delegar. A continuación, anota todos los pasos que das para llevar a cabo esa tarea y cómo te gusta que se realicen. Puedes hacerlo en una simple hoja de Word o puedes ir un paso más allá utilizando herramientas de gestión de proyectos como pueden ser Trello o Asana.

Esta guía será la que debes hacer llegar al asistente virtual con el que decidas trabajar. Crear este documento te llevará unas horas, pero créenos, va a ser la mejor forma para conseguir que la delegación resulte más fluida y evitar cualquier malentendido en el futuro.

Por otro lado, es importante que te muestres disponible y accesible para responder a las dudas puntuales que pueda tener tu asistente o confirmar ciertas acciones. Para ello, puedes utilizar diferentes medios de comunicación como el e-mail, la videollamada —Skype— o un canal de chat tipo Slack.

#4 Evalúa el progreso

Delegar no implica desentenderse por completo de una función, al contrario, debes llevar a cabo un seguimiento del desempeño por parte del asistente virtual para asegurarte de que la dirección es la correcta. Observa cómo progresan las tareas, revisa los procesos que está utilizando y detecta todo lo que funciona para continuar replicándolo y trabajar a gusto.

Para llevar a cabo esta evaluación programa reuniones periódicas —una a la semana puede ser un buen punto de partida— donde analicéis el progreso de los procesos y confirméis que remáis de la mano hacia el mismo objetivo.

#5 Encuentra al asistente virtual con el que, de verdad, quieres trabajar

La figura del asistente virtual está en alza a raíz del emprendimiento digital. Muchos de los negocios que nacen hoy en día al calor de la red son unipersonales, es decir, que es una sola persona la que se sitúa al frente del proyecto y es ella la que debe gestionar todas las tareas.

Si todo va bien, el negocio empieza a crecer y llega un punto en el que una sola persona no puede abarcar todas las funciones. Para escalar hay que delegar. Es ahí donde entra en juego la figura del asistente virtual. Por ello, cada vez son más las personas que se forman en este campo para ofrecer sus servicios.

Si quieres que tu romance con la delegación de tareas llegue a buen puerto debes asegurarte de confiar en el asistente virtual adecuado. Busca a un verdadero profesional, con experiencia en el desempeño de sus ocupaciones y con garantías de respuesta. Así es el equipo de Adoptaunasistente.

Ahora ya tienes claro cómo delegar tareas en un asistente virtual y conseguir triunfar en el intento. Si todavía andas en busca de tu asistente virtual perfecto pásate a ojear nuestros servicios y tarifas. Es hora de recuperar el control de tu proyecto. Ten claro que eres tú quien debe manejar tu negocio y no tu negocio quien debe manejarte a ti.

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